Der Zugang zu amtlichen Informationen in der Gruppe ist in der Regel von Person zu Person unterschiedlich. Dies hängt ganz von der Funktion oder der Stellung der jeweiligen Person in der Gruppe ab. Führungskräfte haben Zugang zu fast allen Berichten am Arbeitsplatz, da sie eine Aufsichtsfunktion innehaben.

Die Mitarbeiter hingegen haben nur Zugang zu den Informationen, die ihre Arbeit betreffen. Bei Verkäufern und Käufern dürfte das nicht anders sein. Auch für sie wird der Zugang zu den offiziellen Informationen wahrscheinlich sehr eingeschränkt sein. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass das Unternehmen über alle Protokolle und Gateways für die Übertragung von Informationen verfügt. Die Benutzerkonfiguration und die Systemzugänglichkeit ermöglichen es, sicherzustellen, dass nur relevante Informationen an jeden Benutzer weitergegeben werden.

Durch das Anlegen von Benutzerklassen wird sichergestellt, dass der Käufer Zugriff auf seine eigenen Unterlagen hat und nur die benötigten Arbeiten weitergeleitet werden.