odoo Document Management

Ein integriertes Dokument Management System ist unerlässlich.

Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem so wichtig?

 

Damit Unternehmen heute florieren können, müssen Systeme und Prozesse vorhanden sein, mit denen die Zeit der Mitarbeiter effektiv genutzt werden kann. Effizienz ist der Grund, warum ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen reibungslosen Arbeitsablauf unerlässlich ist, bei dem die Mitarbeiter zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen Informationen haben. Im Baugewerbe zum Beispiel kann der Echtzeit-Zugriff auf Dokumente, Konstruktionsänderungen und überarbeitete Zeichnungen enorme Effizienzgewinne bringen und die Arbeit vor Ort aufrechterhalten.

 

Für viele Unternehmen ist ein effektives Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar geworden, um in ihrer neuen Normalität effizient zu arbeiten. Angesichts der Tatsache, dass Covid vielen Unternehmen die Arbeit an einem anderen Ort diktiert, versetzt ein gutes DMS die Teams in die Lage, unabhängig von ihrem Standort mehr in kürzerer Zeit zu erledigen.

 

Ein effektives DMS unterstützt jede Ebene Ihres Unternehmens und rationalisiert Ihren gesamten Arbeitsablauf für mehr Effizienz. Die Bereiche Vertrieb und Operations können durch die Automatisierung des Vertragsabschlusses ihre Gewinnraten verbessern und den Vertriebszyklus verkürzen. Die Personalabteilung kann die Einstellungsprozesse und die Interaktion mit Bewerbern verbessern, indem sie elektronische Bewertungsformulare und Arbeitsverträge versendet. Die Bereiche Steuern und Buchhaltung/Verwaltung profitieren von größerer Effizienz, da sie alle Dokumente, Verzögerungen und Verfahren leicht nachverfolgen können. Alle Dokumente sind jederzeit elektronisch verfügbar.

 

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Dokumenten ist in jedem Unternehmen sehr wichtig. Unabhängig von der Art des Unternehmens ist ein effizientes Verwaltungstool in dem Bereich, in dem viele Dokumente verwendet werden, unerlässlich. Heutzutage verwenden wir alle digitale Dokumente, um Daten zu speichern, anstatt Papierdateien zu verwenden. Da es schwierig ist, Papierakten zu organisieren, haben sich digitale Dokumente zur Erfassung von Informationen durchgesetzt. Außerdem erleichtert die Verwendung digitaler Dokumente zur Speicherung von Informationen die sofortige Wiederherstellung von Daten. Um all diese Prozesse zu verwalten, benötigen wir ein ausgezeichnetes Dokumentenmanagementsystem.

 

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft dem Benutzer bei der Erstellung neuer Dokumente, der Speicherung wichtiger Dateien, der Verwaltung aufgezeichneter Daten, dem Abruf von Dokumenten und deren Schutz. In einem Unternehmen fallen täglich große Mengen digitaler Dokumente in Form von Geschäftsverträgen, Angeboten, Verkaufsunterlagen, Mitarbeiterrichtlinien, Materialdaten usw. an, die verwaltet werden müssen. Mit einem Verwaltungssystem können die Benutzer alle ihre Dateien und Daten an einem Ort organisieren und die benötigten Dokumente jederzeit leicht auffinden. odoo verfügt über ein sehr effizientes und unabhängiges Dokumentenmanagementsystem.

odoo DMS - Überblick der Funktionen.

Alles über odoo Dokumentenmanagement-System DMS

 

Wie bei allen anderen Aspekten der Unternehmensführung gibt es auch bei den Dokumenten keinen Platz für Unordnung oder Chaos. Alle geschäftsbezogenen Unterlagen müssen sortiert, gespeichert und leicht zugänglich sein. Dies ist wichtig für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens. Ein gutes Fundament ist, wie man so schön sagt, das Fundament einer guten Struktur. Eine gute Struktur führt in diesem Fall zu einem guten Ergebnis. Nur wenn alle Vorgänge im Unternehmen genauestens aufgezeichnet werden, kann eine solide Grundlage geschaffen werden.

 

Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein Büro und stellen fest, dass die zuständige Person das ganze Gebäude auf der Suche nach Ihrer Akte auf den Kopf gestellt hat. Das ist kein guter erster Eindruck. Fehlen irgendwelche Akten für die jährliche Rechnungsprüfung? Das ist dem Ruf des Unternehmens nicht gerade zuträglich. Es sind die kleinen Dinge, die zählen, und Unterlagen gehören zu den wichtigsten davon. Rechnungen, Mitarbeiterakten, Bescheinigungen, Verkaufsberichte, Produktkataloge und andere Unterlagen gehören zu den Dokumenten, mit denen Unternehmen umgehen müssen.

 

Eine fehlende Akte kann weitreichende Folgen haben. Zu anderen Zeiten kann eine zusätzliche Datei für die Gesamtfunktionalität des Unternehmens hilfreich sein. Dies kann auch die Benutzerfreundlichkeit erhöhen. Für jedes Unternehmen, das mit zahlreichen Produkttransaktionen zu tun hat, ist es wichtig, den Überblick über die Aufzeichnungen zu den gekauften und verkauften Waren zu behalten. Die Organisation von produktbezogenen Materialien erfordert eine sorgfältig verwaltete Methode.

 

Für den einfachen Zugriff und die Weitergabe müssen die verschiedenen Dokumente im System geordnet und tabellarisch erfasst werden.

 

Die Wiederverwendung ist ein wesentlicher Aspekt der Dokumentenverwaltung. Zu Verkaufs- und Verwaltungszwecken muss der Großteil der Dokumente, die im Zusammenhang mit den Waren geladen werden, an mehrere Abteilungen weitergegeben werden. Die Mitarbeiter können Zeit und Mühe sparen, wenn sie von einem einzigen Punkt aus Zugriff auf alle ihre Dokumente haben. Mit dem Dokumentenmanagementsystem werden Effektivität, Leistung und Service gesteigert.

 

 

Was ist odoo DMS?

odoo DMS ist ein Modul, welches die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente austauschen, zusammenarbeiten, speichern und organisieren, revolutioniert. Dieses Modul wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, papierlos zu arbeiten und dennoch ihre Erwartungen an eine ordnungsgemäße Aktenführung und Dokumentenorganisation zu erfüllen. Im Zeitalter der digitalen Aufzeichnungen ist eine Softwarelösung unumgänglich.

 

odoo DMS bietet einen vollständig integrierten und papierlosen Ansatz für die Dokumentenverwaltung in kleinen, mittleren und großen Unternehmen. Das Modul bietet einen einzigen Zugangspunkt zu allen Dokumenten, wo sie anhand einer Reihe von Parametern sortiert, gefiltert und gruppiert werden können.

 

Das Ziel des odoo Dokumentenmanagementsystems ist es, Ihnen zu ermöglichen, in kürzerer Zeit mehr zu tun, indem Sie alles dort haben, wo Sie es brauchen, und zwar sofort. Verwandeln Sie lange, manuelle Arbeitsabläufe in Aktionen, die nur Minuten dauern. Das Unterzeichnen von Verträgen zum Beispiel kann mit wenigen Klicks erledigt werden, die Suche nach einer fehlenden Quittung ist mit nur einer Suche abgeschlossen. Verfolgen Sie alle Ihre Dateien und verlieren Sie nie wieder eine, da sie alle zusammen organisiert und sicher gespeichert sind.

 

Das odoo-Dokumentenmanagementsystem-Modul bietet einen einzigen Zugangspunkt zu allen Dokumenten. Die Dokumente werden anhand einer Reihe von Parametern sortiert, gefiltert und gruppiert. Das Dokumentationsmodul enthält alles von Mitarbeiterdokumenten bis hin zu Finanzdokumenten. Dies erleichtert die Navigation durch die nach Abteilungen geordneten Dokumente. Darüber hinaus ermöglicht das Modul das Hinzufügen von Anhängen aus E-Mails zum Abschnitt Dokumente auf der Posteingangsseite. Aus dem Posteingang können u. a. Rechnungen, Belege und Vereinbarungen in das Dokumentenmodul exportiert werden.

 

Das Dokumentenmodul ist mit einer Reihe von anderen Modulen verknüpft, darunter Rechnung, Verkauf und Buchhaltung, um nur einige zu nennen. Die einfache Integration der verschiedenen Anwendungen von odoo ERP erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich. odoo, ein koordiniertes und leistungsstarkes ERP, wird Ihnen helfen, in das papierlose Zeitalter der Industrie einzutreten.

 

Besonders wichtig in einer Zeit, in der Mitarbeiter zunehmend von zu Hause aus arbeiten, ist die Online-Vorschau von Dokumenten, die es dem Benutzer ermöglicht, das Dokument anzusehen, ohne es herunterladen zu müssen. Das macht das Arbeiten von überall, jederzeit und auf jedem Gerät nicht nur möglich, sondern auch schnell!

 

Dokumente können mit Tags versehen werden, Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Dokument können geplant werden und die Möglichkeit, über das Dokument zu chatten, ist an einem Ort vorhanden. Die Video-Zusammenarbeit ist eine der beliebtesten Funktionen, da sie es ermöglicht, live zu chatten und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, und das alles auf einer einzigen Plattform.

 

Das odoo-Dokumentenmodul hilft Ihnen, alle Arten von Dokumenten zu verwalten und eine papierlose Umgebung in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Die Dokumente sind so organisiert, dass sie leicht abgerufen werden können und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen erleichtert wird. Dieses Modul kann mit vielen anderen Modulen in odoo integriert werden, so dass Sie Zeit und Mühe sparen können.

 

Das Dokumentenmodul in odoo reduziert den Aufwand für die ordnungsgemäße Verwaltung von Dokumenten, indem es ein zentrales System zur Speicherung aller Daten einführt. Die Benutzer können Daten in Form von Fotos, Videos, URLs und PDF-Formaten speichern. Dieses Modul kann über den Odoo-App-Store installiert werden. Wenn Sie das Dokumentenmodul öffnen, gelangen Sie in das Dashboard dieses Moduls, das eine Vorschau auf alle im System erfassten Dokumente enthält. Wenn Sie auf eine beliebige Datei klicken, werden auf der rechten Seite des Fensters kurze Informationen zu dieser Datei angezeigt.

Konfiguration

 

Im Menü Einstellungen des Konfigurationsmenüs können Sie die Option aktivieren, die Dokumente, die mit Produkten hochgeladen werden, zu zentralisieren. Wenn Sie diese Option wählen, werden die Module Dokumente und Produkte miteinander verbunden. Dadurch wird der Zeitaufwand für das separate Hochladen von produktbezogenen Dokumenten reduziert.

 

Einen Arbeitsbereich erstellen

 

Sie können zur Konfiguration gehen und Arbeitsbereiche auswählen, um die Option zur Verwaltung von Produktdokumenten zu nutzen. Hier können wir einen Arbeitsbereich für Produkte erstellen. Im Erstellungsfenster können wir Tag-Kategorien und dann Tags innerhalb dieser Kategorien erstellen. Dem Arbeitsbereich Produkt kann ein übergeordneter Arbeitsbereich und ein Unternehmen zugewiesen werden.

 

Sie können einen neuen Arbeitsbereich erstellen, indem Sie im Menü Konfiguration die Option Arbeitsbereiche auswählen. Es ist einfach, hier einen Arbeitsbereich für eine beliebige Kategorie zu erstellen.

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" und Sie erhalten ein Formular, in das Sie den Namen des Arbeitsbereichs, den übergeordneten Arbeitsbereich und das Unternehmen eingeben können. Sie können Standard- und benutzerdefinierte Tags auf der jeweiligen Registerkarte hinzufügen. Außerdem können Sie den Schreib- und Lesezugriff für die Dokumentaktionen getrennt festlegen.

 

Auf der Registerkarte Beschreibung kann der Benutzer eine benutzerdefinierte Beschreibung des neu erstellten Arbeitsbereichs hinzufügen. In diesem Fenster können Sie auch die einzelnen Zugriffsrechte ändern. Sowohl für den Schreib- als auch für den Lesezugriff können wir Zugriffsgruppen erstellen.

 

Mit dem Modul Dokumente werden wir uns ansehen, wie Sie Ihre Produktdokumente verwalten können. Das Produktmanagement umfasst mehrere Phasen, von der Produktbeschaffung bis zum Verkauf. Es gibt zahlreiche Arten von Dokumenten, über die das Unternehmen den Überblick behalten muss.

Das Produktmanagement erfordert eine Reihe von Dokumenten, die sich mit den verschiedenen Aktivitäten und Details im Zusammenhang mit dem Produkt befassen. Interne Leitfäden, häufig gestellte Fragen (FAQs) und Kundenleitfäden sind Beispiele für Dokumente, die dazu gehören könnten.

 

Laden Sie zugehörige Dokumente aus dem Benutzersystem mit der Option UPLOAD hoch. Zu einer hochgeladenen Datei können Tags, Eigentümer und Kontaktinformationen hinzugefügt werden. Der Arbeitsbereich bestimmt, in welchen Bereich das Dokument hochgeladen werden soll. In unserem Fall ist der Arbeitsbereich auf Produkte eingestellt. Anstelle eines Dokuments können wir auch einen Link hinzufügen. Dazu verwenden wir die Option ADD A LINK.

 

Über die Schaltflächen oberhalb des Dokumentnamens können wir das Dokument herunterladen, freigeben, ersetzen und sperren. Darüber hinaus können wir das Dokument mit der Schaltfläche Separat archivieren, getrennt vom Rest.

 

Ein Fenster zum Erstellen von Nachrichten wird angezeigt, wenn Sie oben auf die Schaltfläche Nachrichten klicken. Hier können interne Notizen, gesendete Nachrichten und Aktivitäten im Zusammenhang mit dem hochgeladenen Dokument protokolliert werden.

 

Hochladen und Freigeben von Dateien

 

Über die Schaltfläche "Hochladen" können Benutzer neue Dateien in das System hochladen. Nach dem Hochladen eines neuen Dokuments können Sie dieses Element freigeben, indem Sie die Datei auswählen und dann auf die Schaltfläche "Freigeben" klicken. Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie die Details zu der hochgeladenen Datei eingeben müssen.

 

In den angegebenen Feldern können Sie den Namen, die URL und das Gültigkeitsdatum angeben und dem Empfänger die Erlaubnis erteilen, die Datei nur herunterzuladen oder herunter- und hochzuladen. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, können Sie auf "Fertig" klicken, um diese Angaben zu speichern.

 

Der Benutzer findet Optionen zum Herunterladen, Teilen, Ersetzen, Sperren und Teilen einer Datei, indem er auf die jeweilige Datei klickt. Über die Schaltfläche "Tag hinzufügen" können neue Tags zur Datei hinzugefügt werden.

 

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Nachricht" auf der rechten Seite klicken, sehen Sie Optionen zum Senden von Nachrichten an die Verfolger der Dokumente, interne Notizen und geplante Aktivitäten in Bezug auf diese Datei.

 

Tabellenkalkulation erstellen

 

Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, um ähnliche Daten in einem einzigen Blatt zu organisieren und zu analysieren. Oben auf dem Startbildschirm des Dokumentenmoduls finden Sie die Schaltfläche "Kalkulationstabelle erstellen".

 

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, gelangen Sie in ein Fenster mit verschiedenen Tabellenkalkulationsmodellen, aus denen Sie eines für die Erfassung Ihrer Daten auswählen müssen. Nachdem Sie sich für eines der Modelle entschieden haben, können Sie Details hinzufügen und Links zu Ihrem

Arbeitsblatt anhängen

 

Mit diesem Modul können Sie alle Aktionen, die in einer Excel-Tabelle durchgeführt werden können, mühelos ausführen.

 

Anfrage für ein Dokument senden

 

Um Zugriff auf ein externes Dokument von Ihren Teamkollegen, Managern oder anderen Mitarbeitern innerhalb einer Firma zu erhalten, können Sie eine Anfrage an diese senden.

 

Über die Schaltfläche «Anfordern» können wir die betreffende Person um ein fehlendes Dokument bitten. Die Person, die die Anfrage gestellt hat, das Fälligkeitsdatum und die Beschreibung können hier geändert werden. Es ist darauf zu achten, dass der Arbeitsbereich als Produkte gekennzeichnet ist.

 

Alles, was Sie tun müssen, ist, die erforderlichen Informationen in die angegebenen Felder auf der Seite einzugeben, die angezeigt wird, wenn Sie auf der Startseite des Dokumentenmoduls auf die Schaltfläche "Antrag" klicken. Es werden Felder angezeigt, in denen Sie den Namen der Anfrage, die Person, an die die Anfrage gerichtet ist, das Fälligkeitsdatum und den Arbeitsbereich angeben können. Sie können der Anfrage auch Tags hinzufügen. Wenn Sie ein paar Zeilen über die Anfrage hinzufügen möchten, können Sie diese Notizen in das vorgegebene Beschreibungsfeld einfügen.

 

Dokument teilen

Mit der Option «Teilen» können Sie ein Dokument, eine Domain oder einen bestimmten Ordner freigeben. Bei der Freigabe einer Domain können wir der Person, die darauf zugreift, erlauben, Dateien herunter- oder hochzuladen. Sie können die Details eines Dokuments öffnen und die Schaltfläche "Freigeben" verwenden, um es einzeln freizugeben.

 

Dokument-Aktion

 

Über das Fenster Arbeitsbereich bearbeiten können wir Aktionen für den Arbeitsbereich erstellen. Dies gilt für alle im Arbeitsbereich gespeicherten Dokumente. Tags können verwendet werden, um die Aktion weiter zu filtern. Wir können wählen, welche Tags im Dokument vorhanden sein müssen oder nicht. Auf diese Weise können diese Aktionen nur auf Dokumente angewendet werden, die den entsprechenden Tag enthalten.

Odoo - Ein Bild mit einer Beschriftung

 

Link hinzufügen

 

Anstatt Dokumente hinzuzufügen, können wir diesem Modul auch externe Links hinzufügen. Über die Schaltfläche "Link hinzufügen" können Sie die URL einer beliebigen Datei zum Dokumentenmodul hinzufügen.   Sie müssen den Link und den Namen der Datei hinzufügen, um den Link in diesem Modul zu speichern.

 

Zentralisierung von Dateien

 

Im Konfigurationsmenü des Dokumentenmoduls finden Sie die Option "Dateizentralisierung", die auf den verschiedenen Unternehmensprozessen basiert und die Klassifizierung und Dokumentation der Daten in verschiedenen Arbeitsbereichen erleichtert.

 

Es gibt Arbeitsbereiche für Humanressourcen, Produkte, Projekte, Personalbeschaffung und Buchhaltung, die auf der genannten Registerkarte definiert werden können. Sie können die für jeden Arbeitsbereich festgelegten Standard-Tags entsprechend hinzufügen.

 

Tags

 

Die Option "Tags" im Konfigurationsmenü des Dokumentenmoduls ermöglicht es Ihnen, neue Tags für jede Kategorie zu erstellen. Sie können alle Tags, die im Menü definiert sind, anzeigen und auch die vorhandenen Tags bearbeiten, indem Sie den entsprechenden Tag auswählen.

 

Bei der Erstellung eines neuen Tags können Sie einen Namen und einen Arbeitsbereich für den spezifischen Tag angeben. Außerdem steht die Option "Zeile hinzufügen" zur Verfügung, um Tags zu dieser Kategorie hinzuzufügen.

 

Tabellenkalkulationsvorlagen

 

Die Erstellung eines neuen Arbeitsblatts, die Bearbeitung eines bestehenden Arbeitsblatts und die Erstellung einer Kopie eines bestimmten Arbeitsblatts kann mit dieser Funktion erfolgen

 

Zu den Details gehören der Arbeitsbereich, der Name der Datei, der Freigabetyp, die Erlaubnisdetails, der Name des Erstellers und das Erstellungsdatum des freigegebenen Dokuments.

 

Die Aktionen des Dokumentenmanagementsystems sind viel effektiver als früher und der Benutzer kann alle seine Dateien mit dem Dokumentenmodul in Odoo sicher und effizient verwalten.

 

Um neue E-Mail-Adressen für Ihren Posteingang zu definieren, verwenden Sie das Menü Konfiguration > E-Mails & Links in der Dokumenten-App. Standardmäßig sind zwei E-Mail-Adressen definiert: documents@yourcompany.com für den primären Posteingang und finance@yourcompany.com für Dokumente, die von der Buchhaltungs- und Finanzabteilung bearbeitet werden sollen, wie z. B. Lieferantenrechnungen. Erstellen Sie für jede Abteilung, die eingehende Dokumente bearbeitet, eine E-Mail-Adresse.