Dokument Management System DMS

odoo V12

 
 

odoo V12 Dokument Management System DMS
veröffentlicht am 16.11.2018

Im modernen Unternehmensalltag ist es immer wichtiger, Ordnung und Effizienz im Umgang mit Dokumenten zu haben. Digitalisierung ist das Zauberwort.

Inhalt

00:00:05
odoo V 12 Dokument Management System DMS

00:02:08
Ohne Dokument Management System DMS: überall viel Papier, verlorene Dokumente, Zeitverschleiss, Ineffizienz

00:04:32
Warum sollten Sie ein Dokument Management System DMS verwenden? Die Menge an Papier vermindern, präzise und gültige Informationen verwalten und auffindbar machen, eine Vielzahl an Dokumenten sauber und effizient verwalten, schnelle Verarbeitung von vielen Dokumenten in verscheidenen Formaten, das voll in odoo Standardfunktionalität integrierte DMS nutzen.

00:05:04
Konzept und Vorteile von odoo V 12 Dokument Management System DMS: Verzeichnisse für individuelle Arbeitsumgebung beinhaltend persönliche Dokumente mit Tags, Aktionen, Benutzerrechte mit Gruppen für Dokumentzugriff, Guidelines (Beschreibungen).

00:06:48
Tags: Kennzeichnung von Dokumenten und Verzeichnissen, steuern Aktionen, Tags auf Verzeichnissen, verwaltbar in Verzeichnissen

00:07:18
Aktionen: Konfiguration von Workflows (Arbeitsabläufen), verfügbar auf Dokumententyp und Tags, Workflows wie Kontakt, Dokument-Besitzer setzen, Dokument in Verzeichnis verschieben, kombinierbar mit Aktivitäten

00:08:34
Dokumente teilen und beziehen: Schnellbezug oder normaler Bezug, Download und Upload, Aktivitäten

00:09:30
Demo: odoo Dokument Management System DMS Dashboard, automatisch erstellte Vorlageverzeichnisse, neue eigene Verzeichnisse erstellen, bestehende Verzeichnisse ändern und umkonfigurieren, Tags auf bestehenden Verzeichnissen verwalten und anzeigen, Verzeichnisse mit Dokumenten darin anzeigen, Klick für Voransicht eines Dokumentes, rechte Spalte: Tags erstellen, setzen, Kontakt oder Dokumenteneigner setzen auf Dokument, eine Beschreibung eines Verzeichnisses verfassen

00:11:21
Eine E-Mailadresse setzen für ein Verzeichnis, Dokumente aus einem Verzeichnis senden oder in einem Verzeichnis empfangen, Dokumente finden basierend auf Name, Tags, indexiertem Inhalt, Dokumenteneigner, einzelne Dokumente oder mit Shift-Klick mehrere Dokumente auf einmal auswählen

00:12:45
Aktionen, Dokumente im Entwurf (Status), jemand im Unternehmen muss Dokument validieren, Aktion wählen, Dokument validieren, Standard Vorgabe-Aktionen, eigene Aktionen erstellen und konfigurieren

00:13:48
Dokumente in ein bestimmtes Verzeichnis hochladen per Drag and Drop, mit dem Button "Upload" für das Hochladen von mehreren Dokumenten, google drive verknüpfen oder zu externen Dokumenten verlinken

00:15:34
Ein Signatur-Template kreieren, eine eigene, individuelle Aktion konfigurieren (im HR Verzeichnis als Beispiel), Aktionen können mit Tags verknüpft werden - Aktion erstellen: Signatur-Template erstellen, Aktion konfigurieren - Aufgabe, Zeit bis Ausführung, Verantwortlicher, Weiterleitung zu Signature-App in odoo, Dokument signieren (unterzeichnen)

00:18:12
Projektmanagement: Dokumenten-Workflow, eine Projektaufgabe erstellen und mit Aktion verknüpfen in einem neuen oder bestehenden Projekt

00:19:11
Lieferantenrechnungen scannen in einem einzigen Dokument speichern, aufteilen in einzelne Dokumente oder zu einzelnen Seiten im odoo V12 Dokumenten Management, ein Template erstellen für die Lieferantenrechnung, von mehreren Lieferantenrechnungen gleichzeitig die Kreditorrechnungen in odoo Finanzen erstellen lassen

00:20:45
Dokumente (Files) sperren für andere Benutzer, andere können diese Dokumente nicht mehr bearbeiten, ersetzen, löschen oder archivieren

00:21:17
Dokumente mit externen Personen wie Interessenten, Kunden oder Lieferanten austauschen - den Chatter (Verlauf) im odoo V12 Dokumenten Management nutzen: eine Notiz oder Nachricht speichern, eine E-Mail versenden/empfangen

00:21:53
Dokumente archivieren, Dokumente wieder finden mit Hilfe von Filtern, Tags und Dokumente wiederherstellen aus Archiv oder Dokumente löschen

00:22:25
Dokumente mit externen Partnern teilen, externe Personen können Dokumente herunterladen oder hochladen, eine E-Mail direkt in ein bestimmtes Verzeichnis im odoo V12 Dokumenten Management senden, eine Aktion setzen, um interne Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine E-Mail eingegangen ist

00:23:43
Ein neues Verzeichnis erstellen (zum Beispiel für Training oder Weiterbildung von internen Benutzern), mit schneller Verabeitung: mehrere Dokumente auf einmal hochladen, Tags für das Verzeichnis setzen (ein Tag oder mehrere je Dokument möglich), Dokumente mit Hilfe von Tags finden