odoo V12 Dokument Management System DMS
veröffentlicht am 16.11.2018
Im modernen Unternehmensalltag ist es immer wichtiger, Ordnung und Effizienz im Umgang mit Dokumenten zu haben. Digitalisierung ist das Zauberwort.
Inhalt
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odoo V 12 Dokument Management System DMS
00:02:08
Ohne Dokument Management System DMS: überall viel Papier, verlorene Dokumente,
Zeitverschleiss, Ineffizienz
00:04:32
Warum sollten Sie ein Dokument Management System DMS verwenden? Die Menge an
Papier vermindern, präzise und gültige Informationen verwalten und auffindbar
machen, eine Vielzahl an Dokumenten sauber und effizient verwalten, schnelle
Verarbeitung von vielen Dokumenten in verscheidenen Formaten, das voll in odoo
Standardfunktionalität integrierte DMS nutzen.
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Konzept und Vorteile von odoo V 12 Dokument Management System DMS:
Verzeichnisse für individuelle Arbeitsumgebung beinhaltend persönliche
Dokumente mit Tags, Aktionen, Benutzerrechte mit Gruppen für Dokumentzugriff,
Guidelines (Beschreibungen).
00:06:48
Tags: Kennzeichnung von Dokumenten und Verzeichnissen, steuern Aktionen, Tags
auf Verzeichnissen, verwaltbar in Verzeichnissen
00:07:18
Aktionen: Konfiguration von Workflows (Arbeitsabläufen), verfügbar auf
Dokumententyp und Tags, Workflows wie Kontakt, Dokument-Besitzer setzen,
Dokument in Verzeichnis verschieben, kombinierbar mit Aktivitäten
00:08:34
Dokumente teilen und beziehen: Schnellbezug oder normaler Bezug, Download und
Upload, Aktivitäten
00:09:30
Demo: odoo Dokument Management System DMS Dashboard, automatisch erstellte
Vorlageverzeichnisse, neue eigene Verzeichnisse erstellen, bestehende
Verzeichnisse ändern und umkonfigurieren, Tags auf bestehenden Verzeichnissen
verwalten und anzeigen, Verzeichnisse mit Dokumenten darin anzeigen, Klick für
Voransicht eines Dokumentes, rechte Spalte: Tags erstellen, setzen, Kontakt
oder Dokumenteneigner setzen auf Dokument, eine Beschreibung eines
Verzeichnisses verfassen
00:11:21
Eine E-Mailadresse setzen für ein Verzeichnis, Dokumente aus einem Verzeichnis
senden oder in einem Verzeichnis empfangen, Dokumente finden basierend auf
Name, Tags, indexiertem Inhalt, Dokumenteneigner, einzelne Dokumente oder mit
Shift-Klick mehrere Dokumente auf einmal auswählen
00:12:45
Aktionen, Dokumente im Entwurf (Status), jemand im Unternehmen muss Dokument
validieren, Aktion wählen, Dokument validieren, Standard Vorgabe-Aktionen,
eigene Aktionen erstellen und konfigurieren
00:13:48
Dokumente in ein bestimmtes Verzeichnis hochladen per Drag and Drop, mit dem
Button "Upload" für das Hochladen von mehreren Dokumenten, google
drive verknüpfen oder zu externen Dokumenten verlinken
00:15:34
Ein Signatur-Template kreieren, eine eigene, individuelle Aktion konfigurieren
(im HR Verzeichnis als Beispiel), Aktionen können mit Tags verknüpft werden -
Aktion erstellen: Signatur-Template erstellen, Aktion konfigurieren - Aufgabe,
Zeit bis Ausführung, Verantwortlicher, Weiterleitung zu Signature-App in odoo,
Dokument signieren (unterzeichnen)
00:18:12
Projektmanagement: Dokumenten-Workflow, eine Projektaufgabe erstellen und mit
Aktion verknüpfen in einem neuen oder bestehenden Projekt
00:19:11
Lieferantenrechnungen scannen in einem einzigen Dokument speichern, aufteilen
in einzelne Dokumente oder zu einzelnen Seiten im odoo V12 Dokumenten
Management, ein Template erstellen für die Lieferantenrechnung, von mehreren
Lieferantenrechnungen gleichzeitig die Kreditorrechnungen in odoo Finanzen
erstellen lassen
00:20:45
Dokumente (Files) sperren für andere Benutzer, andere können diese Dokumente
nicht mehr bearbeiten, ersetzen, löschen oder archivieren
00:21:17
Dokumente mit externen Personen wie Interessenten, Kunden oder Lieferanten
austauschen - den Chatter (Verlauf) im odoo V12 Dokumenten Management nutzen:
eine Notiz oder Nachricht speichern, eine E-Mail versenden/empfangen
00:21:53
Dokumente archivieren, Dokumente wieder finden mit Hilfe von Filtern, Tags und
Dokumente wiederherstellen aus Archiv oder Dokumente löschen
00:22:25
Dokumente mit externen Partnern teilen, externe Personen können Dokumente
herunterladen oder hochladen, eine E-Mail direkt in ein bestimmtes Verzeichnis
im odoo V12 Dokumenten Management senden, eine Aktion setzen, um interne
Benutzer zu benachrichtigen, wenn eine E-Mail eingegangen ist
00:23:43
Ein neues Verzeichnis erstellen (zum Beispiel für Training oder Weiterbildung
von internen Benutzern), mit schneller Verabeitung: mehrere Dokumente auf
einmal hochladen, Tags für das Verzeichnis setzen (ein Tag oder mehrere je
Dokument möglich), Dokumente mit Hilfe von Tags finden
Dokument Management System DMS